Выстраивание гастролей театральных проектов — это многогранная работа, которая требует анализа информации по регионам, заблаговременного планирования и часто сложной логистики из–за необходимости перевозки декораций и совмещения гастрольных графиков нескольких привлеченных артистов. Как управляющий партнер «Концертной Компании КИТ», которая занимается букингом звезд и управлением проектами в индустрии развлечений, поделюсь своим опытом выстраивания гастрольного графика антрепризных спектаклей.

В условиях пандемии прокат антрепризных спектаклей функционирует лишь частично: сейчас по разным регионам допустимая заполняемость залов составляет в среднем 50-80%. Такие ограничения часто не позволяют окупить проект. Следующий сезон с октября 2021-го года по апрель 2022-го заполняется организаторами с опаской. Осенью рынок будет продолжать отрабатывать мероприятия, перешедшие с 2020 года. Переизбыток мероприятий ввиду такого наслоения, риски сохранения ограничений из–за пандемии осложняют планирование гастролей.

Антрепризные спектакли рассчитаны, как правило, именно на регионы и редко имеют господдержку. Поэтому в условиях кризиса будет не лишним систематизировать особенности выстраивания гастрольного графика театральных проектов и рассмотреть факторы, влияющие на его эффективность. Это поможет ускорить реакцию при полноценном восстановлении деятельности.

Сбор информации и планирование гастролей

В «Компании КИТ» выстраивание графика начинается со сбора информации и аналитики по регионам. Для спектаклей с топовыми звездами и, соответственно, высоким гонораром, берем основные маршруты с насыщенными и регулярными гастролями проектов такого же уровня. Удаленные и сложные по логистике города, как правило, остаются под вопросом — например, Омск, Красноярск являются городами-миллионниками, но подойдут не всегда.

Также важно сразу учесть допустимое расстояние между городами при формировании тура. Этот критерий мы задаем, исходя из требований к транспорту у артистов и для перевозки декораций.

Следующий важный момент — наличие театрального зала с параметрами сцены, подходящими для установки декораций, и вместимостью, позволяющей окупить проект. Если мы смотрим не только города-миллионники, вопрос таких площадок может стоять остро.

Далее проверяем дату последнего приезда в эти города нашего спектакля и его главных звезд с другими проектами. Также стоит проанализировать, не ставится ли та же пьеса другими театрами. Ключевое отличие от выстраивания графика музыкальных проектов — больший интервал между выступлениями в одном и том же регионе. К тому же, количество приездов спектакля в город ограничено в принципе.

Для продажи билетов следует закладывать от полутора месяцев до полугода до даты мероприятия. Нужно учитывать сезонность — например, в период майских праздников и летом, за исключением курортных регионов, нет смысла планировать прокат. Основной гастрольный период начинается в октябре и заканчивается в апреле. В отличие от музыкальных проектов, можно рассматривать будние дни, а не только конец недели. Влияние на сезонность спроса и выбор спектакля оказывают праздничные даты 14 февраля, 23 февраля, 8 марта, новогодний период.

Туры у антрепризных спектаклей выстраиваются реже, чем у музыкальных проектов. Как правило, у артистов есть занятость в репертуарных театрах, поэтому совместить 2-3 города подряд — это уже удача. В условиях пандемии выстроить тур еще сложнее, так как обстановка и ограничения в регионах разные.

Переговоры с региональными организаторами

В большинстве случаев гастроли антрепризных спектаклей строятся на условиях выплаты принимающей стороной фиксированного гонорара и выполнения технического и бытового райдера. Рекламу, аренду зала, продажу билетов также обеспечивает местный организатор.

После того как один из намеченных городов подтвердит дату, мы стараемся выстроить соседние регионы. Это позволит организаторам снизить расходы на логистику, а артистам — эффективнее использовать свое время.

В переговорах важен баланс интересов, а также развитие отношений с партнерами. Как агент, мы должны не только представить организатору все преимущества спектакля, но часто и предугадать, какой проект ему больше подойдет.

Наши основные шаги по заполнению графика гастролей:

Стимулируем имеющихся лояльных партнеров на увеличение количества гастролей.

Ведем целевой подбор и увеличиваем круг (различные сегменты рынка) организаторов и их количество, проверяя при этом рекомендации о них и контролируя весь ход проекта.

Развиваем отношения и поддерживаем связь с новыми партнерами, увеличиваем интерес к спектаклям, приводим успешные примеры по различным регионам.

Делаем предложения заблаговременно, на ранней стадии планирования сезона.

Еще до заключения сделки организатор должен оценить реализуемость райдера спектакля, учитывая возможности места проведения. По театральным проектам мы контролируем это особенно тщательно. Помимо параметров сцены и вместимости, стоит запросить общую схему площадки, чтобы избежать проблем с колоннами, сложными участками для выгрузки декораций.

В переговорах лучше сразу обозначить, может ли продюсер спектакля изменить состав артистов после совершения сделки. Если такая вероятность есть, на афишах и в других документах актеры и их замены указываются через слеш.

Очень важно иметь грамотно составленный договор. Ввиду большого количества согласований в ходе реализации проекта, все существенные вопросы гастролей обсуждаются в переписке, а не по телефону.

Гастрольный менеджмент спектаклей

Агент или администратор спектакля проверяет готовность организатора к выполнению райдера задолго до выезда на гастроли, а также по приезду. Все моменты по заезду, монтажу, гримерным комнатам, входам и выходам на площадку и на сцену контролируются очень тщательно ввиду масштабности театральных проектов. Важно также предусмотреть возможность репетиции.

Тайминг пребывания на гастролях отличается тем, что выгрузка, монтаж, демонтаж, погрузка декораций потребуют много времени. Например, они могут проводиться ночью или в другой день.

Обычно выполнение бытового райдера, включая бронирование билетов, выбор отеля, транспорт на месте, питание, наполнение гримерных комнат, охрану, начинается за 1–2 месяца до даты мероприятия. Значительная часть этих расходов не подлежит возврату. В условиях пандемии выполнение бытового райдера часто откладывается до критической точки, когда еще можно успеть обеспечить логистику, но будет больше информации о вероятности вынужденного переноса мероприятия. В любом случае, согласно стандартным условиям договоров на гастроли, билеты на выездную группу должны быть меняемые и сдаваемые.

Планирование гастролей и гастрольный менеджмент спектаклей во время пандемии отличается большой неопределенностью. Мы видим решение в ускорении реакций и всех этапов подготовки к мероприятию. В текущих условиях гибкость приносит наилучший результат.